CRM nie tylko dla sprzedaży - rekrutuj najlepszych kandydatów

Znalezienie idealnego kandydata to nie lada wyzwanie. Nie chodzi jedynie o osobę posiadającą odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, ale także o kogoś, kto będzie pasował do kultury organizacyjnej firmy, podzieli jej wartości i będzie gotowy do rozwoju wraz z nią.

Rekrutując kandydatów, budujemy solidne fundamenty pod przyszły rozwój organizacji. Zespół złożony z zaangażowanych i kompetentnych osób to motor napędowy innowacji, efektywności i osiągania wyznaczonych celów.

W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej procesowi rekrutacji, od analizy potrzeb, przez employer branding i strategie dotarcia do kandydatów, aż po wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak lejek rekrutacyjny CRM, które usprawniają i optymalizują cały proces. Przedstawimy również najlepsze praktyki i trendy w rekrutacji, które pomogą Ci przyciągnąć i zatrudnić najbardziej utalentowanych specjalistów.

Przygotowanie do rekrutacji

Skuteczna rekrutacja to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania. Zanim rozpoczniemy poszukiwania idealnego kandydata, musimy zdefiniować nasze potrzeby i cele.

Analiza potrzeb

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb. Musimy odpowiedzieć sobie na pytania:

• Kogo szukamy? Stworzenie profilu idealnego kandydata to podstawa. Określamy niezbędne kompetencje twarde (wiedza, umiejętności) i miękkie (komunikatywność, praca zespołowa, kreatywność), pożądane doświadczenie zawodowe, wykształcenie oraz predyspozycje osobowościowe.

• Jakie będą obowiązki pracownika? Jasno definiujemy zakres obowiązków na danym stanowisku, oczekiwania wobec pracownika oraz możliwości rozwoju.

• Jaka jest specyfika stanowiska i kultury organizacyjnej? Uwzględniamy specyficzne wymagania stanowiska (np. znajomość języków obcych, prawo jazdy) oraz kulturę organizacyjną firmy, aby znaleźć osobę, która będzie do niej pasować.

Tworząc profil idealnego kandydata, warto uwzględnić zarówno bieżące potrzeby firmy, jak i jej plany rozwojowe na przyszłość.

Employer branding

W dobie "wojny o talenty" employer branding staje się niezbędnym elementem skutecznej rekrutacji. Chodzi o świadome kształtowanie wizerunku firmy jako atrakcyjnego pracodawcy, zarówno w oczach obecnych, jak i potencjalnych pracowników.

Jak budować employer branding?

• Komunikacja wartości firmy: jasno i przejrzyście komunikujmy wartości, misję i wizję firmy. Pokażmy, co nas wyróżnia i dlaczego warto z nami pracować.

• EVP (Employee Value Proposition): zdefiniujmy naszą propozycję wartości dla pracowników. Co oferujemy w zamian za ich zaangażowanie i wkład w rozwój firmy? Mogą to być np. możliwości rozwoju, elastyczne formy zatrudnienia, pakiet benefitów, przyjazna atmosfera pracy.

• Wykorzystanie mediów społecznościowych i strony internetowej: media społecznościowe (LinkedIn, Facebook, Goldenline) to doskonałe narzędzie do budowania employer brandingu. Publikujmy ciekawe treści o firmie, kulturze organizacyjnej, sukcesach i wydarzeniach. Zadbajmy o atrakcyjną i informacyjną stronę internetową z zakładką "Kariera".

Strategie dotarcia do kandydatów

Kiedy już wiemy, kogo szukamy i zadbaliśmy o atrakcyjny wizerunek pracodawcy, czas rozpocząć poszukiwania idealnego kandydata. Do dyspozycji mamy wiele metod rekrutacji, zarówno tradycyjnych, jak i nowoczesnych.

Tradycyjne metody rekrutacji

• Ogłoszenia w prasie i portalach branżowych: to klasyczny sposób dotarcia do kandydatów aktywnie poszukujących pracy. Ważne jest, aby ogłoszenie było atrakcyjne, zawierało wszystkie niezbędne informacje (opis stanowiska, wymagania, oferowane warunki) i było opublikowane w odpowiednich mediach, docierających do naszej grupy docelowej.

• Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi i uczelniami: agencje rekrutacyjne dysponują bazą kandydatów i doświadczeniem w selekcji, co może ułatwić i przyspieszyć proces rekrutacji. Współpraca z uczelniami pozwala na dotarcie do absolwentów i studentów ostatnich lat, którzy wchodzą na rynek pracy.

• Programy poleceń pracowniczych: zachęcanie obecnych pracowników do polecania znajomych i osób z ich sieci kontaktów to skuteczny sposób na pozyskanie kandydatów, którzy pasują do kultury firmy i szybko się w niej zaaklimatyzują.

Nowoczesne metody rekrutacji

• Social media recruiting: portale społecznościowe (LinkedIn, Facebook, Goldenline) to nie tylko narzędzie do budowania employer brandingu, ale także do aktywnego poszukiwania kandydatów. Możemy publikować oferty pracy w grupach tematycznych, korzystać z wyszukiwarki kandydatów na LinkedIn lub kontaktować się bezpośrednio z osobami, które posiadają pożądane przez nas kompetencje.

• Direct search: to metoda polegająca na aktywnym poszukiwaniu kandydatów, którzy nie koniecznie aktywnie poszukują pracy. Rekruterzy identyfikują potencjalnych kandydatów (np. za pomocą LinkedIn) i kontaktują się z nimi bezpośrednio, proponując zmianę pracy.

• Platformy rekrutacyjne online: istnieje wiele platform internetowych (np. Pracuj.pl, Indeed, OLX), które umożliwiają publikowanie ofert pracy i przeszukiwanie bazy CV kandydatów.

• Employer branding w mediach społecznościowych: aktywne prowadzenie profili firmowych w mediach społecznościowych, publikowanie ciekawych treści, udział w dyskusjach branżowych – to wszystko buduje pozytywny wizerunek pracodawcy i przyciąga potencjalnych kandydatów.

• Content marketing: tworzenie wartościowych treści (blog firmowy, artykuły eksperckie, e-booki) pozwala na dotarcie do kandydatów zainteresowanych daną branżą i budowanie pozycji eksperta.

Wybór odpowiednich kanałów rekrutacji w zależności od profilu kandydata

Wybór odpowiednich kanałów rekrutacji jest kluczowy dla skuteczności procesu. Powinien być uzależniony od profilu idealnego kandydata i specyfiki stanowiska.

• Stanowiska niższego szczebla: w przypadku rekrutacji na stanowiska niższego szczebla skuteczne mogą okazać się portale ogłoszeniowe, media społecznościowe (Facebook, grupy branżowe) lub targi pracy.

• Stanowiska specjalistyczne: poszukując specjalistów z doświadczeniem, warto skoncentrować się na portalach branżowych, LinkedIn, direct search lub współpracy z agencjami rekrutacyjnymi.

• Stanowiska menedżerskie: w tym przypadku najlepsze rezultaty może przynieść direct search, współpraca z headhunterami lub publikacja ogłoszeń w prestiżowych mediach branżowych.

Lejek rekrutacyjny CRM w procesie rekrutacji

Warto w tym miejscu wprowadzić pojęcie lejka rekrutacyjnego CRM, który obrazuje poszczególne etapy procesu rekrutacji, od momentu pozyskania kandydata do zatrudnienia. Każdy etap lejka to sito, które eliminuje część kandydatów, pozostawiając tylko tych najlepiej pasujących do stanowiska i firmy. CRM dotyczy wykorzystania platform zarządzania, do usprawnienia tego procesu. Zostaną one omówione dalej.

Etapy lejka rekrutacyjnego:

1. Pozyskanie kandydatów: to pierwszy etap, w którym docieramy do potencjalnych kandydatów za pomocą różnych kanałów rekrutacji.

2. Selekcja aplikacji: na tym etapie analizujemy nadesłane aplikacje (CV, listy motywacyjne) i wybieramy kandydatów, którzy spełniają podstawowe wymagania.

3. Ocena kandydatów: przeprowadzamy rozmowy kwalifikacyjne, testy kompetencji i inne metody oceny, aby wyłonić najlepszych kandydatów.

4. Decyzja o zatrudnieniu: na podstawie zebranych informacji podejmowana jest decyzja o zatrudnieniu wybranego kandydata.

5. Onboarding: ostatni etap to wprowadzenie nowego pracownika do firmy i zapewnienie mu wsparcia w adaptacji do nowego środowiska.

Selekcja

Na tym etapie procesu rekrutacji analizujemy nadesłane aplikacje i wybieramy kandydatów, którzy spełniają podstawowe wymagania określone w profilu idealnego kandydata. W dobie dużej liczby aplikacji warto rozważyć wykorzystanie narzędzi do automatyzacji procesu selekcji, takich jak systemy ATS (Applicant Tracking System).

Na co zwrócić uwagę podczas selekcji aplikacji?

• Zgodność kompetencji z wymaganiami stanowiska: sprawdzamy, czy kandydat ma niezbędną wiedzę, umiejętności i doświadczenie.

• Dopasowanie do kultury organizacyjnej: analizujemy CV i list motywacyjny pod kątem wartości i cech osobowościowych, które są ważne dla firmy.

• Jakość aplikacji: zwróćmy uwagę na poprawność językową, estetykę CV i listu motywacyjnego oraz staranność w ich przygotowaniu.

Po wstępnej selekcji aplikacji możemy przeprowadzić krótkie rozmowy telefoniczne z wybranymi kandydatami, aby potwierdzić informacje z CV i zweryfikować ich motywację do pracy.

Metody oceny kandydatów

Po wstępnej selekcji aplikacji przechodzimy do oceny kandydatów, która ma na celu wyłonienie osób najlepiej pasujących do stanowiska i firmy. W tym celu stosuje się różne metody, które pozwalają na kompleksową ocenę kompetencji, doświadczenia i predyspozycji kandydatów.

Do najpopularniejszych metod oceny kandydatów należą:

Rozmowy kwalifikacyjne: podstawowa metoda oceny, która pozwala na bezpośredni kontakt z kandydatem i zweryfikowanie informacji z CV. Rozmowy kwalifikacyjne mogą przybierać różne formy:

• indywidualne: klasyczna rozmowa z rekrutrerem lub menedżerem;

• grupowe: kilku kandydatów jednocześnie uczestniczy w rozmowie, co pozwala na obserwację ich zachowań w grupie;

• behawioralne: oparte na zadawaniu pytań o konkretne sytuacje z przeszłości, które pozwalają na ocenę kompetencji miękkich i sposobu radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Testy kompetencji i wiedzy: służą do obiektywnej oceny wiedzy fachowej, umiejętności (np. językowych, informatycznych) lub predyspozycji osobowościowych kandydatów. Testy mogą być przeprowadzane online lub w formie papierowej.

Assessment Center: metoda oceny polegająca na symulacji pracy na danym stanowisku. Kandydaci wykonują różne zadania (np. case study, prezentacje, gry symulacyjne), które pozwalają na ocenę ich kompetencji w praktyce. Assessment Center jest często stosowany w rekrutacji na stanowiska menedżerskie i specjalistyczne.

Sprawdzanie referencji: kontakt z poprzednimi pracodawcami kandydata pozwala na zweryfikowanie informacji z CV i uzyskanie opinii na temat jego kompetencji i zachowania w pracy.

Czym jest CRM i jak działa w kontekście rekrutacji?

CRM, czyli Customer Relationship Management, to strategia zarządzania relacjami z klientami, która od lat z powodzeniem stosowana jest w sprzedaży. W ostatnich latach coraz więcej firm dostrzega jednak potencjał CRM również w obszarze rekrutacji. W tym kontekście mówimy o Candidate Relationship Management, czyli zarządzaniu relacjami z kandydatami do pracy.

To system, który pozwala na gromadzenie, organizowanie i analizowanie informacji o kandydatach do pracy. Dzięki niemu rekruterzy mogą budować bazę talentów, śledzić aplikacje, automatyzować komunikację z kandydatami i monitorować efektywność działań HR.

Główne funkcje CRM w rekrutacji to:

• Baza kandydatów: CRM umożliwia tworzenie i zarządzanie centralną bazą danych kandydatów, zawierającą ich CV, listy motywacyjne, historię kontaktów z firmą i inne istotne informacje.

• Śledzenie aplikacji: system pozwala na monitorowanie statusu każdej aplikacji, od momentu jej złożenia do podjęcia decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu.

• Automatyzacja komunikacji: CRM umożliwia automatyzację wielu powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie potwierdzeń odbioru aplikacji, zaproszeń na rozmowy kwalifikacyjne czy informacji zwrotnych.

• Raportowanie i analityka: system generuje raporty i analizy, które pozwalają na monitorowanie efektywności działań rekrutacyjnych i identyfikację obszarów do poprawy.

Przykłady popularnych systemów CRM dedykowanych rekrutacji:

• Bitrix24: intuicyjny system CRM, który ułatwia zarządzanie procesem rekrutacyjnym, od publikacji ogłoszeń o pracę po onboarding nowych pracowników. Oferuje funkcje takie jak pipeline rekrutacyjny, automatyzacja zadań i współpraca zespołowa.

• Zoho Recruit: kompleksowe rozwiązanie CRM dla małych i średnich przedsiębiorstw, oferujące szeroki zakres funkcji, takich jak zarządzanie aplikacjami, automatyzacja komunikacji, analiza danych i integracja z portalami pracy.

• Bullhorn: zaawansowany system CRM dla agencji rekrutacyjnych i działów HR w dużych firmach, oferujący rozbudowane funkcje analityczne, integrację z LinkedIn i możliwość personalizacji.

Wykorzystanie CRM w rekrutacji pozwala na usprawnienie procesu, poprawę jakości kandydatów i budowanie pozytywnych relacji z nimi. W kolejnych rozdziałach omówimy szczegółowo korzyści płynące z zastosowania CRM w rekrutacji oraz najlepsze praktyki w tym zakresie.

Narzędzia wspierające rekrutację

Systemy ATS (Applicant Tracking System)

Systemy ATS to serce nowoczesnej rekrutacji. To oprogramowanie, które pozwala zarządzać całym procesem rekrutacyjnym od początku do końca.

Funkcje systemów ATS:

• Publikowanie ofert pracy: ATS umożliwia publikowanie ofert pracy na wielu platformach jednocześnie (np. portalach ogłoszeniowych, stronie internetowej firmy, mediach społecznościowych).

• Gromadzenie i organizacja aplikacji: wszystkie aplikacje spływają do jednego miejsca, co ułatwia ich przeglądanie i sortowanie.

• Automatyzacja komunikacji: ATS pozwala na automatyczne wysyłanie wiadomości do kandydatów (np. potwierdzenia otrzymania aplikacji, zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną).

• Planowanie rozmów kwalifikacyjnych: system ułatwia planowanie spotkań z kandydatami, wysyłając automatyczne przypomnienia i powiadomienia.

• Generowanie raportów: ATS generuje raporty, które pozwalają na analizę efektywności procesu rekrutacji (np. źródła pozyskania kandydatów, czas trwania rekrutacji).

Przykłady popularnych systemów ATS:

• Workday: Kompleksowe rozwiązanie dla dużych firm.

• Greenhouse: Popularny system ATS z szeroką gamą funkcji.

• Lever: Intuicyjny system ATS dla firm o różnej wielkości.

• Recruitee: System ATS z naciskiem na współpracę i komunikację.

• Traffit: Polski system ATS z rozbudowanymi funkcjami analitycznymi.

Platformy do wideorozmów

Wideorozmowy stały się standardem w rekrutacji, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej lub rekrutacji międzynarodowej.

Popularne platformy do wideorozmów:

• Zoom: platforma z szeroką gamą funkcji, w tym nagrywaniem spotkań i udostępnianiem ekranu.

• Google Meet: prosta w obsłudze platforma zintegrowana z innymi usługami Google.

• Microsoft Teams: platforma do wideokonferencji i współpracy, idealna dla firm korzystających z pakietu Microsoft 365.

Oprogramowanie do analizy danych kandydatów

Sztuczna inteligencja coraz częściej wykorzystywana jest w rekrutacji do analizy danych kandydatów.

Przykłady narzędzi do analizy danych kandydatów:

• HireVue: platforma wykorzystująca AI do analizy wideo rozmów kwalifikacyjnych.

• Pymetrics: Narzędzie do oceny kandydatów na podstawie gier i testów neuropsychologicznych.

Podsumowanie

W dobie rosnącej konkurencji walka o talenty staje się kluczowa dla sukcesu każdej firmy. Omówiliśmy roces rekrutacji, od przygotowania (analiza potrzeb, employer branding), przez strategie dotarcia do kandydatów (tradycyjne i nowoczesne metody), aż po wykorzystanie narzędzi usprawniających proces (CRM, ATS).

Wdrożenie efektywnej strategii rekrutacji, wspartej nowoczesnymi narzędziami, pozwala firmom pozyskać i zatrzymać najlepszych specjalistów, budując solidne fundamenty pod przyszły rozwój.

FAQ